一、規(guī)范呈送
嚴(yán)格按照上級(jí)報(bào)送文件要求，文件的起草要全面、客觀、完整地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，合理使用文種，符合格式要求，重點(diǎn)突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，通俗易懂。文件在送領(lǐng)導(dǎo)審批或簽發(fā)之前，必須反復(fù)校對(duì)確保無(wú)誤。打印、發(fā)放文件必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后方可印發(fā)。凡正式行文應(yīng)加蓋單位公章。使用印章必須報(bào)經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)同意，對(duì)需加蓋印章的文書(shū)內(nèi)容必須認(rèn)真審閱，嚴(yán)禁擅自用印，蓋印要嚴(yán)肅認(rèn)真，蓋出的印章要端正、清晰、直觀便于識(shí)別，不能蓋歪和顛倒，不能壓正文。印章不能蓋在空白紙上。對(duì)有像片的證書(shū)、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件用印應(yīng)壓年蓋月。
二、及時(shí)提醒
要嚴(yán)格按照公文辦理時(shí)限要求及時(shí)對(duì)公文進(jìn)行處理。辦公室向各處室下發(fā)文件時(shí)，會(huì)向各處室主任明確文件回復(fù)時(shí)間和要求，及時(shí)督促，確保按時(shí)按質(zhì)按要求完成。
三、認(rèn)真記錄
收文的具體工作環(huán)節(jié)有收文登記、擬辦、批辦、承辦、歸檔等。
1.收文登記：收文登記的范圍，上級(jí)機(jī)關(guān)的政策性、指導(dǎo)性、交辦性、參閱性公文，參加重要會(huì)議的通知、會(huì)上印發(fā)的會(huì)議公文及其他材料等。
2.批辦：是指由辦公室對(duì)公文辦理向主要領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見(jiàn)。再由主要領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)批到主管領(lǐng)導(dǎo)。
3.擬辦：由主管領(lǐng)導(dǎo)交代給各處室主要負(fù)責(zé)人對(duì)上級(jí)來(lái)文的擬辦，對(duì)需要聯(lián)合辦理的公文的擬辦，應(yīng)明確指定牽頭科室，以免科室之間互相爭(zhēng)辦或者相互推諉。
擬辦意見(jiàn)應(yīng)工整地書(shū)寫(xiě)在《文件批辦卡》的主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名和時(shí)間。
4.承辦：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦后的公文，應(yīng)交有關(guān)處室具體負(fù)責(zé)辦理，以將批辦意見(jiàn)落到實(shí)處。在公文辦理完畢之后，承辦人員應(yīng)清晰、工整地在《文件批辦卡》的相應(yīng)欄目?jī)?nèi)，填寫(xiě)承辦的經(jīng)過(guò)與結(jié)果，并應(yīng)填寫(xiě)歸還日期，以備日后查詢。
5.歸檔：凡發(fā)送本單位的文件，由辦公室統(tǒng)一接收整理，處理完畢后交檔案室按立卷歸檔要求及時(shí)分類歸檔。
文件負(fù)責(zé)人：常 青